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Como Escolher Uma Copiadora Digital Para O Seu Negócio

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Como Escolher Uma Copiadora Digital Para O Seu Negócio
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Vídeo: Como Escolher Uma Copiadora Digital Para O Seu Negócio

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Vídeo: COMO MONTAR UMA COPIADORA 2023, Março
Anonim

A produtividade e a eficiência do escritório aumentaram ao longo dos anos à medida que a tecnologia avançou. Em vez de precisar de uma impressora e uma copiadora para realizar o trabalho, basta encontrar uma combinação sólida de ambas, com a adição de outros recursos.

As impressoras multifuncionais (MFPs) combinam impressoras e copiadoras coloridas para simplificar o local de trabalho. Juntamente com a impressão e cópia, essas máquinas podem enviar fax e digitalizar para locais como email, USBs e serviços baseados em nuvem. Os modelos mais avançados podem ser personalizados com opções de acabamento, como grampeamento, perfuração e triagem. Essas MFPs foram projetadas para atender às necessidades de impressão comercial, reduzindo custos de suprimentos e aumentando o fluxo de trabalho. Eles podem ser comprados ou alugados, e uma variedade de acessórios está disponível para a maioria dos modelos.

Encontrar a copiadora certa para o seu negócio pode ser esmagador. Para aliviar um pouco o estresse, criamos este guia para detalhar as informações que você deve saber antes de escolher uma MFP. Descrevemos uma variedade de MFPs e os principais recursos a serem procurados.

Para ver nossas melhores escolhas e críticas sobre copiadoras para pequenas empresas, visite nosso site irmão business.com.

Tipos de copiadoras

A primeira coisa que você deve considerar é se você deseja que o seu equipamento imprima somente em preto e branco ou consiga imprimir em cores. Outra coisa a se pensar é o tamanho do espaço do seu escritório - você encontrará uma copiadora que se encaixa perfeitamente sem ocupar muito espaço de trabalho. Depois de tomar uma decisão, você pode começar a considerar a configuração que deseja. Isso vai depender das suas preferências e orçamento.

Nota do editor: se você estiver procurando informações para ajudá-lo a escolher a copiadora digital certa para você, preencha o questionário abaixo para que nossos parceiros fornecedores forneçam informações de fornecedores gratuitamente:

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MFPs monocromáticos e coloridos

Há uma diferença nos custos de uma impressora monocromática e uma impressora colorida. As impressoras monocromáticas geralmente custam menos devido aos cartuchos usados. Eles usam apenas um cartucho preto, enquanto as impressoras coloridas requerem quatro cartuchos separados: preto, ciano, amarelo e magenta. Os custos de suprimento serão mais baixos se você precisar comprar apenas um cartucho de cada vez, em vez de quatro. Considere também o impacto em sua marca e em seus clientes. As imagens coloridas tendem a chamar a atenção mais rapidamente do que as imagens monocromáticas.

Escritórios em casa vs. SMB

As copiadoras projetadas para escritórios domésticos geralmente têm o tamanho da área de trabalho para economizar espaço. Projetos como esses custam apenas US $ 50, mas recomendamos gastar de US $ 300 a US $ 700 para garantir que você obtenha o melhor modelo para o seu negócio. As copiadoras de desktop com preços mais baixos destinam-se ao uso individual casual e não atendem às necessidades da maioria dos pequenos empresários.

As copiadoras de escritório geralmente são independentes ou projetadas para ocupar uma mesa grande e são construídas para atender às necessidades de um escritório com várias pessoas. Normalmente, copiadoras como essas podem ser conectadas em rede e incluem uma variedade de recursos de impressão, digitalização e fax. Você pode até usar diferentes tipos e tamanhos de papel nos modelos mais avançados. As impressoras de escritório custam cerca de US $ 1.200, mas os modelos de ponta podem custar US $ 5.000 ou mais.

Produção

Se sua empresa exige impressão em grandes volumes, gráficos de nível profissional e opções avançadas de acabamento, pode ser necessário uma impressora de produção. As impressoras de produção oferecem altas resoluções, variando de 2400 x 1200 pontos por polegada (dpi) para cópias em cores a 9600 x 600 dpi interpoladas com profundidade de cores de 8 bits para impressões em preto e branco. As impressoras de produção variam muito em termos de custos, dependendo de recursos específicos, mas geralmente começam em torno de US $ 7.000 para modelos básicos e vão bem acima de US $ 25.000 para modelos especiais.

Recursos a considerar

Antes de tomar uma decisão, é uma boa ideia comparar modelos observando seus principais recursos. Isso ajudará a determinar quais recursos você precisa e descobrir os acessórios e o software disponíveis.

Velocidade de impressão

A velocidade de impressão é uma das especificações mais cruciais quando você escolhe uma copiadora. A velocidade de impressão é geralmente listada nas folhas de especificações como "ppm" para páginas por minuto. Você deseja encontrar uma impressora com velocidade suficiente para manter seu fluxo de trabalho sem problemas. Se você não imprimir em grandes volumes, uma velocidade menor será boa para os seus negócios. Recomendamos um mínimo de 25 a 30 ppm para microempresas e um mínimo de 45 a 50 ppm para pequenas e médias empresas com necessidades médias de impressão.

Capacidade de papel

Você encontrará a capacidade de papel (geralmente listada como "bandeja" ou "cassete") de uma impressora em sua folha de especificações, bem como os tamanhos de papel nos quais ela pode imprimir. Recomendamos encontrar uma copiadora A3 ou A4 para uma SMB. As máquinas A3 podem usar papel de até 11, 7 x 16, 5 polegadas e as máquinas A4 podem usar papel de até 8, 3 x 11, 7 polegadas. As máquinas mais comuns serão um desses dois tipos. A melhor opção depende dos tipos e tamanhos de papel que você mais utiliza.

Digitalização

Quase todas as impressoras de escritório possuem scanners embutidos, mas nem todas as máquinas possuem um alimentador automático de documentos ou recursos de digitalização duplex. Alimentadores de documentos são essenciais se você planeja digitalizar um grande volume de documentos. O recurso duplex permite a digitalização frente e verso. Você também pode verificar a resolução óptica do scanner da copiadora se pretender digitalizar imagens e documentos do Word. Para digitalização básica de documentos, 600 pixels são bons o suficiente, mas para gráficos, você desejará pelo menos 4800 pixels.

Gráficos

As impressoras de produção têm especificações gráficas muito diferentes das impressoras de escritório. Nas impressoras de produção, uma resolução de 2400 x 2400 dpi é padrão e o gerenciamento de cores é essencial. As impressoras de escritório usadas principalmente para documentos do Word têm resoluções muito mais baixas. Se você não tiver certeza do nível de gráficos necessário, entre em contato com um representante da marca da copiadora que está considerando e discuta para que usará a impressora; eles devem poder recomendar um modelo que atenda às suas necessidades e orçamento.

Jato de tinta x laser

A compra de uma impressora jato de tinta ou laser depende, novamente, das necessidades da sua empresa. Uma impressora a jato de tinta é a melhor e mais econômica opção para empresas que não possuem um grande volume de trabalhos de impressão ou apenas imprimem algumas páginas por vez. Também é a melhor solução para empresas que exigem impressão colorida e imagens de alta qualidade, como empresas de mídia, profissionais de marketing e imobiliárias. As empresas que não têm muito espaço também podem preferir uma impressora a jato de tinta, porque são menores e mais portáteis que as impressoras a laser.

Se você tiver trabalhos de impressão grandes, principalmente texto em preto e com gráficos mínimos, você obterá o melhor retorno possível com uma impressora a laser. Uma impressora a laser oferece a conveniência da impressão de alto volume em alta velocidade - mesmo as impressoras a laser low-end podem imprimir até 20 ppm - para que ninguém perca tempo aguardando a impressão dos documentos. Você também obterá uma saída decente com texto nítido e linhas mais finas, mas a qualidade da imagem será menos do que estelar.

Embora uma impressora a laser geralmente tenha um preço mais alto, você economizará dinheiro a longo prazo. Você não precisará comprar e substituir o toner com a mesma frequência que faria com os cartuchos de tinta, e está considerando custos de 6 a 8 centavos de dólar por página (incluindo impressões coloridas), em vez de 10 a 20 centavos de dólar por página para jato de tinta impressoras.

Tinta e toner

A primeira coisa a saber é se sua máquina é laser ou jato de tinta. As impressoras a laser usam toner em pó, enquanto as impressoras a jato de tinta usam tinta líquida. É recomendável considerar quanto toner ou tinta custará ao longo da vida útil operacional da copiadora que você compra ou aluga. Geralmente, você pode encontrar os custos no site da empresa ou na folha de especificações em "Suprimentos" ou "Acessórios". Para obter uma cotação exata, você pode entrar em contato com um representante de vendas. Você vai querer descobrir quantas páginas você pode esperar para sair de cada cartucho ou lote e quanto custa as substituições. Você também pode considerar recargas de tinta de terceiros como uma opção, mas verifique se a tinta é compatível primeiro; algumas impressoras funcionam apenas com o toner proprietário da marca.

Memória

A maioria das copiadoras digitais possui algum tipo de memória interna que lhes permite reter um número substancial de documentos e digitalizações. Uma unidade interna é semelhante a qualquer outro disco rígido do computador. As folhas de especificações podem observar RAM, HDDs, SSDs ou armazenamento de memória padrão para cada modelo. Dependendo do tamanho da máquina, a RAM pode variar de 256 MB a 2 GB e o espaço de armazenamento pode ser de 1 GB a 1 TB. Recomendamos uma capacidade de memória maior se a sua empresa processar um grande volume de imagens ou trabalhos de impressão. Quanto mais memória tiver, mais rápido a máquina poderá processar os trabalhos.

Compra x locação

A maioria das empresas que consideramos oferece compras de copiadoras e opções de leasing. Essa é uma grande pergunta para os empresários - e que não é respondida rapidamente. Ambos os métodos vêm com todos os tipos de prós e contras, incluindo incentivos fiscais, problemas de manutenção, depreciação e custos. Se você não tem certeza se o leasing ou a compra é adequado para o seu negócio, consulte nosso guia de compra versus leasing.

Contratos de manutenção e serviço

O contrato médio de serviço da copiadora digital inclui toner, bateria e todas as peças, manutenção e reparos. Eles foram projetados para liberar os administradores e funcionários do escritório de se preocupar com os níveis de toner e o desempenho a longo prazo da máquina. Rolos, lâminas de limpeza e outras peças que quebram ou se desgastam com o tempo são normalmente cobertos. Infelizmente, "peças" tem uma definição exclusiva para cada revendedor, portanto, você deve ter uma lista completa das peças cobertas antes de comprar. Os contratos de manutenção e serviço geralmente podem ser encontrados nas páginas e folhetos dos produtos, mas você também pode discutir esses termos com um representante.

Empresas de copiadora respeitáveis

A instalação em uma copiadora pode ser como comprar um carro. Pode levar algum tempo para encontrar o que melhor se adequa ao seu negócio, mas é importante aprender sobre todos os recursos que eles oferecem e saber quais você precisará. A comparação de copiadoras o ajudará a determinar qual marca e modelo é adequado para você. Pode ajudar a reduzi-lo a cerca de três marcas e depois determinar qual pode ser o melhor negócio. Aqui estão os principais players do mercado de multifuncionais que você pode querer considerar.

Brother - Mais conhecida por suas impressoras especiais de tecidos e máquinas de costura industriais, a empresa Brother também fabrica e vende copiadoras a laser multifuncionais para uso doméstico, pequenas e médias empresas e grandes empresas. As MFPs pequenas da Brother custam cerca de US $ 130 e geralmente imprimem 12 ppm, enquanto o tanque de investimento multifuncional Brother MFC-J6945DW, recomendado para pequenas e médias empresas, é vendido por US $ 350 com uma taxa de impressão de até 22 ppm. Leia nossa análise completa desta impressora em business.com. Brother-USA.com

Canon - As pequenas copiadoras de mesa da Canon são populares por seu design atraente, scanners de qualidade e baixo preço de entrada. As máquinas de mesa valiosas para negócios da Canon custam em torno de US $ 200, enquanto as copiadoras de escritório custam entre US $ 750 e mais de US $ 5.000, dependendo da configuração e dos recursos. Suas impressoras de produção são populares entre empresas que exigem impressão de ponta internamente, e a empresa é conhecida por oferecer alguns dos melhores pacotes de locação e serviços do mercado. USA. Canon.com

Epson - A Epson fabrica impressoras fotográficas de ponta e impressoras de tecido, além de copiadoras multifuncionais prontas para negócios. A qualidade é executada em toda a linha Epson, desde sua série compacta de máquinas de escritório doméstico até suas impressoras comerciais de grande formato e gráficos. A Epson também fabrica impressoras especializadas para impressão de sinalização e reproduções de arte, bem como etiquetas de assistência médica, recibos de matriz de pontos e muito mais. Suas impressoras EcoTank são uma excelente opção para as microempresas para minimizar os custos de tinta. As impressoras sem cartucho incluem até dois anos de tinta na caixa e recipientes recarregáveis esportivos que podem ser preenchidos com frascos de tinta baratos. Epson.com

HP - As copiadoras multifuncionais acessíveis da HP são populares porque vêm em uma variedade de configurações e possuem uma das melhores interfaces de tela sensível ao toque de qualquer marca de impressora no mercado. As impressoras domésticas multifuncionais da HP começam em torno de US $ 40 e imprimem 7, 5 a 10 ppm, dependendo do modelo. Suas impressoras SMB variam de US $ 120 a US $ 1.000 e podem imprimir de 20 a 50 ppm. A HP também oferece impressoras corporativas por cerca de US $ 2.000 a US $ 6.750 e pode imprimir de 30 a 75 páginas por minuto. As impressoras multifuncionais da HP podem imprimir, copiar, digitalizar e enviar documentos por fax. A HP também possui a divisão de copiadoras da Samsung, que nos últimos anos se tornou conhecida por máquinas com design bonito, com recursos rápidos de digitalização e impressão. As máquinas HP são mais adequadas para as necessidades SMB padrão, não para impressão em alto volume ou produção. Leia nossa análise em business.com. Store. HP.com

Konica Minolta - A Konica Minolta oferece uma gama completa de copiadoras, incluindo sistemas de escritório multifuncionais e grandes impressoras de produção, conhecidas por sua capacidade de lidar com grandes volumes de impressão. Seus modelos profissionais de ponta são capazes de produzir até 105 ppm em impressão monocromática, enquanto a maioria dos modelos de médio porte oferece de 30 a 60 ppm. A mais nova linha da empresa, a Bizhub i-Series, foi criada para aumentar a produtividade e a acessibilidade do escritório com seus recursos de conectividade sem fio, controle de voz e segurança. A série i usa o toner polimerizado Simitri HD da Konica Minolta para garantir uma impressão de alta qualidade e reduzir o impacto das impressoras no meio ambiente. Leia nossa análise completa do Konica Minolta Bizhub i-Series em business.com. KonicaMinolta.com

Kyocera - Como outras empresas de copiadoras nessa lista, a Kyocera oferece soluções abrangentes de fluxo de trabalho de documentos, com serviços especializados para organizações educacionais, governamentais, de saúde, jurídicas, de fabricação e empresariais. As copiadoras multifuncionais da Kyocera, com foco nos negócios, são conhecidas por sua durabilidade e capacidade de lidar com um alto volume de trabalho. As máquinas foram projetadas para serem acessíveis e fáceis de usar. Com recursos como um painel de controle com tela sensível ao toque, acessibilidade móvel e marcas em relevo (botões que você pode reconhecer pelo toque), essas impressoras são criadas com os usuários em mente. Americas. Kyocera.com

Lexmark - A Lexmark fabrica copiadoras multifuncionais e oferece serviços gerenciados específicos do setor, além de recursos exclusivos, como a correspondência de cores Pantone, ideal para a consistência da marca. As impressoras corporativas e SMB da Lexmark são seus principais produtos. Possui máquinas para equipes de todos os tamanhos, com recursos para atender às suas necessidades. As impressoras de pequenos grupos de trabalho têm um processador de núcleo duplo e 2, 5 GB de memória para uma produção mais rápida e eficiente. As máquinas Lexmark são padrão com conectividade Wi-Fi, recursos de segurança e uma excelente interface de tela sensível ao toque, o que os torna populares entre os usuários de todos os tipos. Lexmark.com

Ricoh - A Ricoh é o maior fabricante de copiadoras do mundo. Ela fabrica e vende suas próprias copiadoras e impressoras com o nome Ricoh e é proprietária e opera várias outras empresas conhecidas de copiadoras, incluindo Savin, Hitachi, Lanier e InfoPrint Solutions Company (anteriormente IBM Printing Systems Division), mas a qualidade varia muito de acordo com a Ricoh. o nome da marca. As próprias impressoras de escritório da Ricoh são conhecidas por sua qualidade, versatilidade, capacidade, velocidade, gráficos e soluções abrangentes de fluxo de trabalho de documentos e serviços de impressão gerenciados. A Ricoh combina melhor com pequenas e médias empresas estabelecidas do que com microempresas ou escritórios domésticos. Leia nossa análise do Ricoh IM C4500 em business.com. Ricoh-USA.com

Sharp - Mais conhecida por televisores e monitores, a Sharp também está no ramo de impressão. Vende principalmente impressoras de escritório e de produção, em vez de máquinas domésticas ou de uso pessoal. Copiadoras nítidas aumentam a eficiência do fluxo de trabalho através de um painel de tela sensível ao toque de 10, 1 polegadas que permite ao usuário editar documentos e reorganizar arquivos com o toque de um dedo. A confiabilidade, as interfaces e a funcionalidade fáceis de usar das copiadoras da Sharp, prontas para uso, as tornam uma boa opção para pequenos empresários que talvez não tenham uma equipe de TI interna. Sharp-world.com

xerox - As impressoras multifuncionais da Xerox são confiáveis e oferecem recursos para atender às necessidades de uma SMB. Eles possuem uma interface fácil de usar, acessibilidade móvel e recursos ecológicos, como modos de economia de energia. Suas MFPs possuem excelente qualidade de cor devido à Xerox Color Correction Technology. As empresas os acharão fáceis de usar e apreciarão o excelente serviço ao cliente que a Xerox oferece para todas as consultas sobre produtos. O Xerox WorkCentre 6515, recomendado para empresas pequenas ou domésticas, é compacto e barato. Leia nossa análise completa desta copiadora em business.com. Office. Xerox.com

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